Regels voor dubbele toestemming bij e-mailinschrijving
Regels voor dubbele toestemming bij e-mailinschrijving
1. Doel en toepassingsgebied
Deze regels beschrijven hoe Tansiro een vrijwillige inschrijving voor e-mailcommunicatie verwerkt wanneer een consument daarvoor zelf een e-mailadres invoert via tansiro.com. De webshop wordt via Shopify geëxploiteerd en richt zich hoofdzakelijk op de Nederlandse markt.
De inschrijving staat los van het plaatsen van een bestelling. Het verstrekken van toestemming voor e-mailcommunicatie is geen voorwaarde voor aankoop, betaling, verzending, retour, terugbetaling of klantenservice.
2. Dubbele toestemming als uitgangspunt
Tansiro gebruikt een dubbele toestemmingsprocedure voor vrijwillige e-mailinschrijving. Dat betekent dat een inschrijving pas actief wordt nadat twee afzonderlijke handelingen zijn voltooid:
- de consument voert zelf een e-mailadres in en vraagt om inschrijving;
- vervolgens wordt een bevestigingsbericht naar dat e-mailadres gestuurd en moet de consument de inschrijving via die bevestiging voltooien.
Zonder de tweede bevestiging wordt het e-mailadres niet als actief ingeschreven beschouwd.
Deze werkwijze is bedoeld om te voorkomen dat een e-mailadres zonder medeweten van de eigenaar wordt ingeschreven of dat een typefout leidt tot berichten aan een onjuiste ontvanger.
3. Geen vooraf aangevinkte toestemming
Toestemming voor e-mailinschrijving wordt niet afgeleid uit een bestelling, accountgebruik, betaling of klantenservicecontact.
Een vakje voor vrijwillige e-mailinschrijving mag niet vooraf zijn aangevinkt en mag niet worden samengevoegd met een noodzakelijke handeling zoals het accepteren van bestelgegevens.
De consument moet de keuze zelfstandig en duidelijk maken.
4. Bevestigingsbericht
Na de eerste inschrijving kan Tansiro een technisch bevestigingsbericht sturen met als enige doel te controleren of de gebruiker toegang heeft tot het opgegeven e-mailadres en de inschrijving werkelijk wil voltooien.
Dit bevestigingsbericht geldt niet als definitieve inschrijving. Wanneer de gebruiker de bevestigingsstap niet uitvoert, wordt het adres niet toegevoegd aan de actieve verzendlijst.
Tansiro gebruikt het bevestigingsbericht niet om een niet-bevestigde inschrijving alsnog als toestemming te behandelen.
5. Vastlegging van toestemming
Wanneer de dubbele toestemming is voltooid, kan Tansiro technische informatie vastleggen die nodig is om aan te tonen dat de inschrijving vrijwillig en correct tot stand is gekomen.
Daarbij kan het gaan om:
- het opgegeven e-mailadres;
- datum en tijd van de eerste inschrijving;
- datum en tijd van de bevestiging;
- technische informatie die nodig is om de bevestigingshandeling te registreren;
- de status van de inschrijving.
Er worden geen extra persoonsgegevens verzameld wanneer deze niet nodig zijn voor de inschrijving.
6. Doel van het gebruik van het e-mailadres
Een e-mailadres dat via de dubbele toestemmingsprocedure is bevestigd, wordt uitsluitend gebruikt voor de e-mailcommunicatie waarvoor de consument zich bewust heeft ingeschreven.
De inschrijving wordt niet gebruikt om ordercommunicatie te vervangen. Berichten die noodzakelijk zijn voor een bestelling, betaling, verzending, levering, retour, terugbetaling of klantenservice worden op basis van de betreffende transactie behandeld en staan los van de vrijwillige inschrijving.
Het e-mailadres wordt niet voor een ander doel gebruikt zonder een afzonderlijke geldige grondslag of nieuwe toestemming wanneer dat nodig is.
7. Geen koppeling aan aankooprechten
Een consument die zich niet inschrijft, behoudt dezelfde toegang tot de webshop en dezelfde rechten bij aankoop.
Ook na uitschrijving blijven normale order- en serviceberichten mogelijk wanneer die noodzakelijk zijn voor een lopende bestelling of bestaande verplichting.
Een uitschrijving heeft daarom geen invloed op:
- verwerking van een reeds geplaatste bestelling;
- verzending en bezorging;
- een lopende retour;
- een terugbetaling;
- beantwoording van een bestaande klantenservicevraag.
8. Intrekken van toestemming
De consument kan de vrijwillige e-mailinschrijving op ieder moment beëindigen.
Wanneer een afmeldmogelijkheid in een bericht beschikbaar is, kan deze rechtstreeks worden gebruikt. De consument kan ook een verzoek sturen naar readyserviceghjnkm@tansiro.com.
Na een geldige uitschrijving wordt het e-mailadres niet langer gebruikt voor de vrijwillige e-mailcommunicatie waarop de inschrijving betrekking had.
De intrekking werkt voor de toekomst. Eerdere verwerking die plaatsvond op basis van een toen geldige toestemming wordt daardoor niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.
9. Verwerking van afmeldverzoeken
Een afmeldverzoek wordt zonder onnodige vertraging verwerkt.
Technische verwerking kan korte tijd nodig hebben om de status in de gebruikte systemen aan te passen. Tansiro gebruikt een afmeldverzoek niet om aanvullende toestemming te vragen of de uitschrijving afhankelijk te maken van een aankoop, telefonisch contact of het opgeven van een reden.
De consument hoeft geen reden voor uitschrijving te geven.
10. Onbevestigde inschrijvingen
Wanneer de tweede bevestigingsstap niet wordt voltooid, wordt het e-mailadres niet als actief geabonneerd behandeld.
Onbevestigde inschrijfgegevens worden alleen bewaard zolang dat redelijkerwijs nodig is om de bevestigingsprocedure correct af te ronden, technisch misbruik te voorkomen of te voorkomen dat dezelfde onbevestigde aanvraag onbeperkt wordt herhaald.
Daarna worden deze gegevens verwijderd of beperkt, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een concrete beveiligings- of geschilsituatie.
11. Beveiliging en vertrouwelijkheid
Tansiro behandelt bevestigde en onbevestigde e-mailgegevens als persoonsgegevens.
Toegang wordt beperkt tot systemen en partijen die deze gegevens nodig hebben voor de technische uitvoering van de inschrijving, bevestiging, verzending of uitschrijving.
Het is niet toegestaan e-mailadressen zonder geldige reden te verkopen, openbaar te maken of voor een ander doel te gebruiken.
Wanneer een technische dienstverlener gegevens verwerkt, mag dit alleen binnen de noodzakelijke technische rol en met passende beveiliging.
12. Shopify en technische verwerking
Omdat tansiro.com via Shopify wordt geëxploiteerd, kunnen technische onderdelen van de inschrijving en toestemmingsregistratie via de Shopify-omgeving worden uitgevoerd.
Shopify is niet de verkoper van de meubelproducten en neemt de verantwoordelijkheid van Tansiro voor de eigen toestemmingskeuzes niet over.
Tansiro blijft verantwoordelijk voor het correct instellen van de inschrijvingsprocedure en voor het respecteren van een uitschrijving.
13. Onjuist ingevoerd e-mailadres
Wanneer een consument per ongeluk een verkeerd e-mailadres invoert, voorkomt de tweede bevestigingsstap in beginsel dat de inschrijving actief wordt zonder toegang tot dat adres.
Wanneer Tansiro desondanks een melding ontvangt dat een adres ten onrechte is geregistreerd, wordt de status gecontroleerd en waar nodig gecorrigeerd.
De consument wordt gevraagd alleen het eigen e-mailadres of een adres waarvoor hij of zij bevoegd is te gebruiken.
14. Geen toestemming via klantenservice
Een e-mailadres dat wordt gebruikt voor een productvraag, bestelling, retour, transportschade, terugbetaling of andere klantenservicevraag wordt niet automatisch toegevoegd aan de vrijwillige e-mailinschrijving.
Ook een telefoonnummer, bestelnummer of correspondentiehistorie wordt niet gebruikt om toestemming te veronderstellen.
Een afzonderlijke inschrijving blijft vereist.
15. Geen toestemming via bestelling
Het plaatsen van een bestelling geldt niet als automatische toestemming voor vrijwillige e-mailinschrijving.
Voor bestellingen worden persoonsgegevens alleen gebruikt voor noodzakelijke verwerking van bestelling, betaling, verzending, levering, retour, terugbetaling, klantenservice en administratieve verplichtingen.
Wanneer een consument daarnaast vrijwillige e-mailcommunicatie wil ontvangen, moet die keuze afzonderlijk via de dubbele toestemmingsprocedure worden bevestigd.
16. Beperking van gegevensgebruik
Tansiro verwerkt voor de inschrijving niet meer gegevens dan nodig is om:
- de aanvraag te registreren;
- het e-mailadres te bevestigen;
- de actieve inschrijving te beheren;
- een uitschrijving uit te voeren;
- misbruik of onbevoegde inschrijving te voorkomen.
De inschrijvingsgegevens worden niet zonder noodzaak gekoppeld aan andere klantgegevens.
17. Rechten van de consument
De consument kan vragen welke inschrijvingsgegevens over hem of haar worden verwerkt en kan verzoeken om correctie of verwijdering wanneer daarvoor geen geldige reden voor verdere bewaring bestaat.
Een verzoek kan worden ingediend via readyserviceghjnkm@tansiro.com. Wanneer identificatie nodig is om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kan om redelijke aanvullende verificatie worden gevraagd.
18. Samenhang met bestel- en servicecommunicatie
Vrijwillige e-mailinschrijving en noodzakelijke ordercommunicatie worden afzonderlijk behandeld.
Bestellingen worden normaal binnen 1 tot 3 werkdagen verwerkt voor verzending en de geschatte levertijd bedraagt 7 tot 14 werkdagen. Voor verzending kunnen USPS, DHL Express, UPS of FedEx worden gebruikt.
Voor bestellingen van € 86,99 of meer worden geen standaardverzendkosten berekend. Voor bestellingen onder € 86,99 bedragen de standaardverzendkosten € 6,99. Productprijzen zijn inclusief toepasselijke belastingen en behalve de toepasselijke verzendkosten worden geen extra kosten aan de bestelling toegevoegd.
Voor geleverde producten geldt een totale retourtermijn van 30 dagen. Nadat Tansiro een terugbetaling heeft verwerkt, is het bedrag doorgaans binnen 4 tot 7 dagen zichtbaar, afhankelijk van de bank of betaalprovider.
Deze transactieberichten blijven losstaan van de vrijwillige e-mailinschrijving.
19. Contact
Voor vragen over e-mailinschrijving, bevestiging, uitschrijving of verwerking van inschrijvingsgegevens:
E-mail: readyserviceghjnkm@tansiro.com
Telefoon: +1 507 215 8787
Adres: 715 N Cleveland Avenue, Fergus Falls, Minnesota 56537, Verenigde Staten
Klantenservice: maandag tot en met vrijdag, 09:00-17:30. Gesloten in het weekend en op Nederlandse wettelijke feestdagen.